Un appuntamento saltato è spesso un cliente che ha dimenticato l’orario o ha cambiato programma senza annullare. Le regole utili sono semplici: consentire modifiche e annullamenti online, inviare un promemoria, fissare una scadenza chiara per le modifiche e decidere in anticipo cosa succede dopo un’assenza. Scrivete le regole e applicatele a tutti.
Le regole di prenotazione
- Consentire modifiche e annullamenti autonomi. Se occorre telefonare durante l’apertura, alcuni clienti non chiamano. Un link nell’e-mail permette di modificare in qualsiasi momento e libera lo spazio per altri.
- Inviare un promemoria prima di ogni appuntamento. Un’e-mail il giorno prima lascia tempo per annullare o spostare.
- Fissare una scadenza. Per esempio modifiche online fino a 24 ore prima, poi per telefono. Comunicatela al momento della prenotazione.
- Chiedere i recapiti. Un indirizzo e-mail per conferma e promemoria e, se volete chiamare prima di un trattamento lungo, un telefono.
- Chiedere conferma via e-mail. L’appuntamento diventa definitivo dopo l’apertura del link. Si evitano prenotazioni con indirizzi sbagliati o falsi.
- Impostare durate realistiche. Una colorazione e un taglio richiedono tempi diversi. Date a ogni servizio una durata e aggiungete una pausa per pulire se necessaria.
- Aggiornare apertura e chiusure. Bloccate festività e ferie, così nessuno prenota quando siete chiusi.
- Decidere le conseguenze di un’assenza. Per esempio un messaggio dopo la prima, poi prenotazioni solo telefoniche o con acconto dopo la seconda. La regola vale per tutti.
Scrivere regole comprensibili
Mostratele prima della prenotazione sul sito, al banco e sui social. Un esempio breve:
“Puoi modificare o annullare online fino a 24 ore prima. Dopo questo termine, chiamaci. Dopo due appuntamenti saltati senza avviso, accetteremo la prossima prenotazione solo per telefono.”
Usate le stesse parole ovunque. Se il sito indica 24 ore e il cartello 48, il cliente non sa quale termine rispettare e applicare le regole in modo equo diventa difficile.
Riempire gli spazi vuoti
Qualche appuntamento salterà comunque. Organizzatevi:
- Accettate clienti senza appuntamento. Un QR code all’ingresso consente di prendere un numero e aspettare nelle vicinanze; chiamatelo quando una postazione è libera.
- Tenete una breve lista di clienti abituali disponibili con poco preavviso e contattateli quando si libera uno spazio.
- Pubblicate sui social gli orari liberi della giornata.
Tenere traccia delle assenze
Annotate data, ora e servizio. Dopo qualche settimana vedrete se le assenze si concentrano in determinati giorni, orari o prestazioni.
- Se un servizio viene saltato spesso, valutate un acconto o una telefonata il giorno prima.
- Se accade a una certa ora, controllate che il promemoria arrivi abbastanza presto.
- Se un cliente manca spesso, applicate la regola stabilita.
Cambiate una regola alla volta e confrontate le settimane successive con quelle precedenti. Saprete quale cambiamento ha aiutato.
Farlo nell’app
EZLineGo offre una pagina con servizi, apertura, giorni di chiusura e festività. I clienti annullano o spostano autonomamente entro il termine impostato. Un’e-mail ricorda ogni appuntamento e la coda QR all’ingresso gestisce chi arriva senza prenotazione per coprire gli spazi vuoti. Le prenotazioni fanno parte di Pro, a 15 EUR al mese con 30 giorni di prova gratuita.